Здравейте колеги,
В началото на годината на повечето от нас ни предстой да направят планиране и оценка на представянето на служителите. Това е много добър инструмент за управление на кариерното развитие ако се използва както трябва.
Бих искал да споделя с вас някои от най често задаваните въпроси.

Отговори на често задавани въпроси
1. Защо Компанията се ангажира с планиране и оценка на представянето на всички нива в компанията?
Отг.: „Компанията” се стреми да подпомага професионалното и личностно развитие на
всички свои служители, с цел постоянното им усъвършенстване. Компанията осъзнава, че
представянето на хората, уменията, знанията и опита, които те използват в работата си са в
основата на реализирането на общите бизнес цели. Системата за планиране и оценка на
представянето, въведена във фирмата, цели да осигури постоянно и последователно
подаване на информация към служителите за тяхното представяне, което да отбелязва и
стимулира техния принос за постигането на бизнес целите като същевременно изгражда
култура на непрекъснато развитие, базираща се на диалог и ефективно сътрудничество.
2. Кои са основните принципи на Системата за планиране и оценка на представянето?
Отг.: Фирмената система за планиране и оценка на представянето се основава на 4 принципа:
•Постоянна комуникация – Процесът е създаден да улеснява двупосочната комуникация
между всеки служител и неговия пряк ръководител относно представянето на работното
място и личностното развитие. От всички служители се очаква да водят открит и честен
диалог, както на срещите за оценка, така и през цялата година.
•Ангажираност и отговорност – Двете страни, служителят и прекият ръководител, трябва да
поемат отговорност и да се ангажират да проведат планирането и оценката на
представянето по справедлив и ефективен начин, за да се чувства служителят още по-
мотивиран да се развива и подобри работата си.
•Непрекъснато развитие – Процесът има за цел да насърчава и стимулира непрестанното
подобряване на наличните компетенции и представянето в работата на служителите и да го
улесни чрез съгласуване на работни планове.
•Лесен за използване процес – Планирането и оценката на представянето е стандартизиран
процес, разработен с насоченост към потребителя. Работата по планирането и оценката на
представянето е улеснена с описания и инструкции в началото на всеки формуляр, както и с
този документ, отразяващ често срещани въпроси за процеса. Екипът на направление
„Човешки ресурси” е на Ваше разположение за допълнително консултиране и съдействие.
3. Какви са ползите от Системата за планиране и оценка на представянето?
Отг.: Добре направените планиране и оценка на представянето:
•стимулират и подобряват комуникацията между преките ръководители и служителите, като
предоставят форум за дискусия на приоритетите и напредъка в работата.
•осигуряват структурирана обратна връзка, която отчита и признава приноса на служителя
към реализацията на целите на отдела и компанията.
•подпомагат изясняването на изискванията и очакванията към индивидуалните роли и
възможностите за развитие.
•осигуряват яснота за всички служители относно индивидуалните, екипните и
корпоративните цели.
•подпомагат дългосрочното планиране и съгласуване чрез поставянето на индивидуални
цели.
•повишават производителността, защото поставят фокуса върху подобряване на
представянето и реализиране на потенциала на служителя.
4. Как беше разработена настоящата Система за планиране и оценка на представянето?
Отг.: Системата за планиране и оценка на представянето е общ проект между корпоративния
отдел на Фирмата и екипа на „Човешки ресурси”. Проектът беше иницииран и
създаден от корпоративния отдел „Човешки ресурси”, в последствие адаптиран и доразвит
от местния екип „Човешки ресурси ”, след срещи и дискусии с мениджъри и служители на
Компанията за 2012 г. системата беше допълнена с нов раздел.
5. Какви са сроковете за планиране и оценка на представянето на всички служители?
Отг.: Беше взето решение, че годишната оценка на представянето ще се прави в рамките на
първите два месеца от всяка година, за да можем да оценим представянето за изминалата
година, да поставим цели за предстоящата, т.е. да дадем насока и обратна връзка на
служителите колкото се може по-рано в началото на годината.
За Компанията сроковете са от средата на м. декември 2011 г. до средата на м. март
2012 г.
6. График на срещите за планиране и оценка на представянето.
Отг.: За провеждането на всички срещи има зададен краен срок за цялата фирма (вж. В.5). В
рамките на този срок, всеки отдел сам планира и изготвя графика си, така че да бъде
достатъчно гъвкав и да взима предвид заетостта на всички участници в процеса. Графиците
не се изготвят от направление „Човешки ресурси”.
7. Кой трябва да участва в срещите за планиране и оценка на представянето?
Отг.: Планирането и оценката на представянето винаги се прави със служителя и неговия пряк
ръководител.
В случаите, когато служител е бил прехвърлен на друга длъжност с нов пряк ръководител,
малко преди оценката, оценката за извършената работа през годината трябва да бъде
направена от прекия ръководител, с който е работил служителят през 2011 г. Планирането
на представянето за следващата година, поставянето на целите за 2012 г., обаче, трябва да
се извърши с новия пряк ръководител.
В случаите, когато служител е бил на две длъжности, с двама различни преки
ръководители през годината, оценката следва да бъде направена от двамата ръководители
заедно. В идеалния случай, те трябва да се подготвят предварително и да съгласуват една
цялостна оценка помежду си.
Препоръчително е, когато един пряк ръководител не е водил срещи за планиране и
оценка на представянето до момента, неговият мениджър да присъства на срещите – за
съвет и подкрепа.
8. Как да бъдa сигурeн/a, че оценките ще бъдат еднакви и стандартизирани на всички нива?
Отг.: Това е една от основните причини в срещите за планиране и оценка на представянето да
участва представител на направление „Човешки ресурси”. Всички бихме искали процесът да
протече по един и същи начин навсякъде, честно и обективно. За да е възможно най-
обективен процесът, препоръчително е на срещите да присъства повече от един човек -
например, мениджърът на прекия ръководител, който може да осигури допълнителни съвет
и подкрепа.
Ролята на представителя на „Човешки ресурси” е и да съдейства за правилното и еднакво
разбиране на нивата в скалата за оценка. Моля прочетете дефиницията на всяко ниво в
скалата и съгласувайте (уеднаквете) разбирането й със служителя преди дискусията на
оценката.
За стандартизирането на процеса, през 2010 г. и 2011 г., бяха проведени и обучения на тема
„Система за планиране и оценка на представянето” за мениджъри и служители с ръководни
функции. Екипът на „Човешки ресурси” е в готовност за съдействие при допълнителна
необходимост.
9. Как да съм сигурен/а, че срещата за планиране и оценка на представянето е постигнала
целите си?
Отг.: Целта на срещата за планиране и оценка е да предостави възможност за дискусия на
въпроси, за които не остава време в ежедневието – да подпомага по-дългосрочното
планиране, всеки да бъде наясно с индивидуалните и фирмени цели, своя принос,
очакванията и изискванията към него/ нея и за възможностите си за развитие.
Няколко насоки:
•Помнете, че оценявате една цяла година (или периода, в който служителят е бил на дадена
позиция). Не се подвеждайте и не давайте повече тежест на случки от близкото минало,
последните дни и седмици, които може да си спомняте по-ясно.
•Винаги е добре да се подготвите предварително с примери, но не задълбавайте в
детайлите. Съсредоточете се върху основната същност на фактите.
•Използвайте техниката „сандвич” (редуване на похвала и критика) за да поддържате
мотивацията на служителя. Хвалете и критикувайте справедливо, без преувеличения.
•Заложете SMART (точни, ясни, измерими, постижими, реалистични, приложими и със срок)
индивидуални цели. В противен случай няма да можете да измерите и оцените постигането
им в края на годината.
•Помнете, че срещата е една дискусия. Вие и Вашият служител сте се подготвили
предварително и всеки има какво да сподели. Не позволявайте на срещата да се превърне в
монолог от едната или другата страна. Слушайте активно, задавайте въпроси,
обосновавайте гледната си точка с примери и улеснете обмяната на информация, като
предразположите събеседника си.
10. Защо има толкова видове формуляри? Как да ги различа един от друг?
Отг.: Както и през миналата година, формулярите са четири типа – по една за Ръководители/
Супервайзъри; Началник смени/Началници; Служители-Специалисти и Служители-
Работници. Те се различават само в раздела за оценка на компетенциите за различните
групи служители. Това е направено с основната цел да имаме по-справедлива оценка,
обвързана с отделните професионални специфики на всяка група от служители, които се
различават по своите функции и отговорности и съответно трябва да демонстрират
различни компетенции. Например, началниците и ръководителите трябва да имат
компетенции като „Лидерство”, „Управление на хора”, докато при останалите групи
служители тези компетенции не са приложими. Ако хората биват оценени по неправилните
компетенции за тяхната длъжност, повечето ще определят оценката като несправедлива,
защото тяхното представяне ще бъде измерено на базата на критерии, които са невалидни
за техните длъжности.
Наименованието на всяка група формуляри е обозначено в най-долната част на всеки
лист (footer) определяйки групата служители, за които е създаден. Ако Вашите служители ви
попитат защо формулярите са различни, моля обяснете, че е защото длъжностите са
различни и изискват различни групи компетенции.
11. Кой тип формуляр да използвам за кои служители?
Отг.: В края на краищата Вие решавате за кого кой формуляр да използвате. Прочетете всяка
компетенция във всеки формуляр, направете сравнение и отбележете разликите. Ако човек
на позицията на работник трябва да притежава всички компетенции присъщи на
специалист, оценете го с формуляра за „Служители-Специалисти”. Най-важният и основен
принцип е всеки да бъде оценен според правилните критерии. Ако служителите видят, че
оценката се прави на базата на умения и знания, които не са необходими (и не им е било
обяснено, че са необходими) за ежедневната им работа, те няма да имат доверие в
оценката и в системата. В крайна сметка няма да имаме успешен процес на оценяване на
представянето.
12. Какви промени са направени във формулярите за 2012 г.?
Отг.:
12.1. Основната разлика, която ще видите във всички формуляри е добавянето на раздел
„Планиране на кариерното развитие”. Тази част не е задължителна за попълване, но е
добавена по няколко причини:
•Получихме индикации от много колеги, че ще им бъде полезно да имат поле, в което да
дефинират и планират кариерните си цели, както и да опишат стъпките и средствата,
които ще са им нужни, за да ги постигнат.
•Формулярът е синхронизиран с промените в процеса по управление на представянето на
корпоративно ниво.
12.2. Друга разлика е, че сега формулярът за Служители-работници вече съдържа раздел
„Поставяне на цели”. Тази промяна е продиктувана от желанието на преките
ръководители да имат възможност са поставяне на цели и на служителите от оперативния
състав, макар и по-краткосрочни, за да бъдат те по-наясно с изискванията на компанията и
работата им да бъде още по-целенасочена.
12.3. Въз основа на вътрешно проучване на екип „ЧР” с участници в процеса на планиране и
оценка на представянето за 2010/2011 г., са направени промени и в наименованията или
дефинициите на групи компетенции, както и в описанието на скалата за оценка на
компетенциите. Вярваме, че сега компетенциите са още по-разбираеми и лесни за
оценка, както и по-лесно съотносими към работата на нашите колеги.
12.4. Ще забележите и промяна във визуализирането на инструкциите, която вярваме, ще
помогне за по-бързото и лесно ориентиране в тях.
13. Оценяване на изпълнението през 2011 г. и Планиране на целите за 2012 г. – с кой
формуляр да ги направя?
Отг.: Тъй като планирането и оценяването се прави година за година, моля имайте предвид
следното:
•Оценката на индивидуалното изпълнение през 2011 г. се прави с бланката за 2011 г., там
където са зададени индивидуалните цели на служителя Ви за 2011 г.
•Планирането на целите за 2012 г. трябва да се направи с новия формуляр за 2012 г.
Това означава, че когато подготвяте и провеждате срещите, Вие и Вашият служител трябва да
имате в себе си двата формуляра.
14. Как да оценя компетенции, които не са във формуляра?
Отг.: Компетенциите са съвкупност от поведения, умения и познания, подходящи за определено
ниво длъжности. Моля прочетете ги внимателно, изречение по изречение. Твърде
възможно е да намерите умението или знанието, което искате да оцените, във вече
описаните компетенции. Ако е така, допълнете какво още имате предвид в частта
„Коментари” към компетенцията и я оценете. Ако не съществува там, добавете
компетенцията на края на таблицата или на отделен лист и след това я оценете. Ако
ползвате допълнителни свободни листи, моля не забравяйте да ги прикачите към
съответния формуляр.
Запомнете, че процесът и формулярът съществуват, за да Ви улеснят и подпомогнат и са
достатъчно гъвкави, за да позволяват промени, когато се наложи. Имайте и предвид, че
никой списък с компетенции не би могъл да покрие едновременно всички за всички
длъжности. Включените във формулярите компетенции са най-важните за отделни групи
служители и не са в състояние да опишат всички поведения, умения и познания,
необходими в работата на всеки един служител